Auch im Einladungsverfahren ist darauf zu Achten, einen genügenden Wettbewerb zu erreichen, ansonsten keine wirtschaftlich und qualitative Beschaffung erreicht werden kann.

Einladungsverfahren sind bei Vergabestellen beliebt. Wenn die Schwellenwerte für das offene bzw. selektive Verfahren nicht erreicht sind, kann die Vergabestelle ohne öffentliche Ausschreibung die Anbieter nach ihrer Wahl zur Angebotseingabe einladen. Dabei ist es möglich, eigene Präferenzen, bisherige Erfahrungen mit den Anbietern und auch regionale Aspekte zu berücksichtigen. Das Gesetz und Rechtsprechung schreiben eine Mindestanzahl von drei Anbieterinnen vor, welche einzuladen sind. So soll der Wettbewerb und damit die wirtschaftliche Verwendung öffentlicher Mittel trotz fehlender öffentlicher Ausschreibung auch im Einladungsverfahren sichergestellt werden.

Die Zahl der drei einzuladenden Anbieterinnen ist als absolutes Minimum zu verstehen. Doch viele Vergabestellen laden (um den Aufwand klein zu halten) standardmässig immer nur drei Anbieter ein. Dies führt mitunter dazu, dass der Wettbewerb unnötig eingeschränkt wird. Denn bei drei Anbieterinnen ist der Wettbewerb doch schon sehr überschaubar. Zudem kommt es immer wieder vor, dass eine der Anbieterinnen kein Angebot einreicht oder ein solches nicht alle Voraussetzungen erfüllen kann und deswegen ausgeschlossen werden muss. Dann liegen plötzlich nur noch zwei oder gar nur ein gültiges Angebot vor. Kann bei drei gültigen Angeboten noch gerade so von einer Evaluation der Angebote unter Wettbewerbsbedingungen gesprochen werden, bleibt diese spätestens dann auf der Strecke, wenn nur noch zwei Angebote oder gar nur ein solches vorliegen.

Immer wieder sehen sich Vergabestellen in solchen Fällen mit der Konstellation konfrontiert, einem Angebot den Zuschlag erteilen zu müssen, von dem sie wissen, dass es entweder preislich oder qualitativ nicht wirtschaftlich ist, wollen sie das Verfahren nicht abbrechen, was auch wieder zu Verzögerungen und Kosten führt.

Folgende Tipps helfen, diese Konstellationen zu verhindern:

• Mehr als drei geeignete Anbieterinnen einladen (fünf oder mehr)
• Verfügbarkeit und Interesse der Anbieterinnen im Vorfeld abklären
• Keine Alibieinladungen, d.h. keine Anbieterinnen einladen, welche die Voraussetzungen zum vorneherein nicht erfüllen können
• Ausschreibungsbedingungen nicht auf einen Anbieter Zuschneidern
• Sind nicht genügend geeignete Anbieterinnen bekannt, sollte ein offenes Verfahren gewählt werden.

Wichtig: Das Einladungsverfahren darf nicht zu einem verkappten Freihandverfahren werden. Es wäre vergaberechtlich etwa unzulässig, drei Anbieter so auszuwählen, dass aufgrund kurzen Fristen oder anderen Bedingungen nur eine oder zwei der Anbieterinnen die Kriterien überhaupt erfüllen können oder ein Angebot einreichen. Es muss sichergestellt werden, dass effektiv mindestens drei Anbieter ein Angebot einreichen. Gerade im Einladungsverfahren ist zudem die Gefahr latent, dass sich die Anbieterinnen absprechen. Entsprechend sollte auch immer mindestens eine ortsfremde Anbieterin eingeladen werden.