Die Preisspanne beeinflusst die Gewichtung des Preises fast genauso stark wie die Gewichtung selber.

Ist die Bewertung der Angebote nach der Preisbewertungsformel eine Rechenaufgabe, ist es die Festlegung der Preisspanne nicht direkt. Mit der Preisspanne wird festgelegt, über welche Bandbreite die eingereichten Angebotspreise bewertet werden. Die Preisspanne bestimmt mit, welches Gewicht das Kriterium Preis bei der Bewertung erhält. In erster Linie wird mit der Festlegung der Gewichtung der Zuschlagskriterien bestimmt, welches Gewicht dem Preis im Verhältnis zu den anderen Zuschlagskriterien eingeräumt wird. Die Preisspanne spielt aber dabei auch eine wesentliche und entscheidende Rolle. Denn je enger die Preisspanne gewählt wird, desto stärker wirken sich Preisunterschiede bei der Bewertung aus. Dies sei an einem einfachen Beispiel illustriert:

Je nachdem wie eng oder weit die Preisspanne festgelegt wird, desto stärker oder eben schwächer wirken sich Preisunterschiede bei der Bewertung aus. Die Preisspanne kann die Bewertung der Zuschlagskriterien durcheinanderbringen, wie folgendes Bewertungsbeispiel mit den obigen Zahlen zeigen soll. Für das Modell bleiben die Punkte bei den anderen Kriterien unverändert, nur die Preisspanne wird angepasst.

Preisspanne 75 %

Preisspanne 50 %

Preisspanne 30 %

Obwohl die Gewichtung der Kriterien genauso wie die Preise und die Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien unverändert bleiben, kommt es je nach Preisspanne zu einer anderen Rangierung der Angebote. Je nach Preisspanne wird die gesamte Bewertung auf den Kopf gestellt. Bereits eine Abweichung von 49 % oder 51 % würde in diesem Theoriebeispiel die Rangfolge ändern.

Dieses sehr einfache Beispiel zeigt, dass der Festlegung der Preisspanne bzw. der Preiskurve eine eminente Bedeutung für die Relevanz des Preises in der Bewertung zukommt. Die Preisspanne wird durch die Vergabestellen festgelegt. Dabei sind diese aber nicht frei. Folgende Regeln sind zu beachten:

• Die Preisspanne hat die die tatsächlich in Frage kommende Bandbreite der Angebote zu berücksichtigen und muss den prozentualen Abstand zwischen dem realistisch günstigsten und einem sehr teuren Preis abdecken.

• Die Preisspanne hat auf die zu beschaffende Leistung Rücksicht zu nehmen. Bei Einkäufen standardisierter Güter oder einfacheren Bauleistungen ist mit einer geringeren Preisspanne zu rechnen, als bei komplexen Beschaffungsvorhaben. Dort kann sich auch eine weite Preisspanne rechtfertigen.

• Die Preisspanne ist anhand Erfahrungswerten und der Marktsituation festzulegen und nicht nur anhand der effektiv eingereichten Angebotspreise.

• Als Faustregeln sind 30 – 50 % bei nicht komplexen (Bau)Leistungen und 60 – 90 % bei komplexen Leistungen gerechtfertigt.

• Auch wenn Gesetz und Rechtsprechung die Festlegung der Preisspanne bereits im Zeitpunkt der Ausschreibung nicht vorschreiben, ist dies dringend zu empfehlen.

• Die Vergabestellen sorgen für Transparenz und minimieren auch das Beschwerderisiko, wenn die Preisspannen schon vor der Ausschreibung definiert und festgelegt werden.

• Gerade bei Beschaffungsverfahren mit wenigen Anbietern, kann die Preisspanne schlussendlich über den Zuschlag entscheiden.
• Es liegt in der Natur der Sache, dass bei einer nachträglichen Festlegung der Preisspanne die unterliegenden Anbieter eine gewisse Willkür monieren, wenn am Schluss eine nachträglich festgelegte Preisspanne über den Zuschlag entscheidet.

• Aus Sicht der Vergabestelle mag es zwar interessant erscheinen, die Preisspanne erst bei der Bewertung endgültig festzulegen und sich so einen Handlungsspielraum offen zu lassen. Dies ist aber nicht der Zweck der Preisspanne. Entsprechend sollte die Preisspanne im Sinne der Transparenz und des gesamten Vergabewesens schon zu Beginn des Vergabeverfahrens in der Ausschreibung festgelegt werden.