Das Nachreichen von Unterlagen und das Einholen von Erläuterungen nach Angebotseinreichung ist (meist) unzulässig. 21. Juni 2021
Das Nachreichen von Unterlagen und das Einholen von Erläuterungen nach Angebotseinreichung ist (meist) unzulässig. 21. Juni 2021
21. Juni 2021
21. Juni 2021
In einem kürzlich publizierten Entscheid (VB.2020.00611) hat das Verwaltungsgericht Zürich die strenge Praxis der Rechtsprechung betreffend die Unzulässigkeit des Nachreichens bzw. Ergänzens von Nachweisen nochmals deutlich bestätigt.
Kurz zusammengefasst ging es um Folgendes: Bei der Beschaffung vom Leistungen zum Betrieb einer betreuten Sammelstelle für Separatabfälle inkl. Transport und Verwertung/Entsorgung von verwertbaren Abfällen verlangte die Vergabestelle bei den Eignungskriterien unter den Titeln “Betriebskonzept” und “Verkehrskonzept” die Beschreibung der sicheren Verkehrsführung innerhalb der Sammelstelle sowie den Nachweis von Parkplätzen und Warteräumen, Aufzeigen von Sicherheitsmassnahmen zur Vermeidung von Unfällen und andere Nachweise.
Die Zuschlagsempfängerin reichte zwar ein Verkehrskonzept ein. Dieses war aber offenbar unvollständig. So wurden ihr von der Vergabestelle nach Angebotseinreichung dazu diverse Rückfragen gestellt. So musste diese weitere Angaben machen, u.a. zur Anordnung sowie Anzahl der Parkplätze für anliefernde Kunden, und auch das Betriebskonzept ergänzen.
Die nichtberücksichtigte Anbieterin erhob Beschwerde gegen die Vergabe und beantragte den Ausschluss der Zuschlagsempfängerin wegen Nichterfüllung der Eignungskriterien.
Das Verwaltungsgericht hiess die Beschwerde in diesem Punkt gut. Es hielt fest, dass gemäss den Ausschreibungsunterlagen die Beschreibung der sicheren Verkehrsführung mittels Nachweis von Parkplätzen und Warteräumen aufzuzeigen gewesen sei. Dies musste von der Zuschlagsempfängerin offenbar nachgeholt werden. Damit sei sie dem Eignungskriterium Verkehrskonzept nicht vollumfänglich und fristgerecht nachgekommen. Weiter fehlte auch für das Provisorium das verlangte Betriebs- und ein Verkehrskonzept.
Das Verwaltungsgericht hielt fest, dass bei solchen wesentlichen Nachweisen und Unterlagen bei Eignungskriterien, welche für die Vertragserfüllung von nicht unerheblicher Bedeutung und Relevanz seien, ein Nachfordern bzw. die Berücksichtigung der Konzepte bzw. des Nachweises von Parkplätzen nach Eingang der Angebote nicht mehr zulässig sei. Indem die Vergabestelle trotz des Fehlens dieser beiden wichtigen Punkte die Eignungskriterien als erfüllt erachtete, habe sie ihr Ermessen überschritten. Das Verwaltungsgericht hiess die Beschwerde gut und entschied, dass das Angebot der Zuschlagsempfängerin auszuschliessen und der Zuschlag stattdessen an die Beschwerdeführerin zu erteilen sei.
Kommentar: Einmal mehr zeigt sich, dass bei den Eignungskriterien sowohl für Anbieter aber auch Vergabestellen die Formstrenge von grosser Bedeutung ist. Für die Anbieter bedeutet dies, dass sie die verlangten Nachweise und Erläuterungen detailliert und vollständig bereits mit dem Angebot einreichen müssen. Für die Vergabestellen umgekehrt, dass bei der Eignungsprüfung genau hinzuschauen ist. Fehlen die notwendigen Angaben, ist das betreffende Angebot auszuschliessen, ein Nachreichen von Unterlagen oder Erläuterungen ist nur bei unwesentlichen Angaben oder offensichtlichen Fehlern zulässig.
Folgende Faustregel kann bei der Abgrenzung helfen: Sobald die fehlenden Informationen oder Angaben in irgendeiner Form vertrags- bzw. leistungsrelevant sind, ist ein Nachreichen nicht mehr möglich. Wenn somit ohne die fehlenden Unterlagen die Angebotsbeurteilung nicht möglich ist, ist davon auszugehen, dass ein Nachfordern nicht zulässig sein wird.
Dies führt dazu, dass Nachforderungen von Unterlagen überhaupt nur sehr selten zulässig sein dürften. Konkret praktisch nie, denn entweder ist ein Dokument oder eine Angabe für die Angebotsbewertung wesentlich – und dann ein Nachreichen unzulässig, oder sie ist unwesentlich, wobei dann die betreffende Angabe für die Angebotsbewertung nicht benötigt wird und allenfalls später noch nachgefordert werden kann.
Somit sind Vergabestellen gut beraten, bei der Nachforderung von Angebotsunterlagen oder Nachweisen sehr zurückhaltend zu sein. Vielmehr sollte bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bereits ein Augenmerk darauf verwendet werden, die geforderten Nachweise und deren Inhalt klar zu umschreiben und den Anbieterinnen eine Checkliste zur Verfügung zu stellen, so dass diesen klar ist, welche Nachweise und Erläuterungen sie einzureichen haben. So kann die Zahl unvollständiger Angebote tief gehalten werden.
In einem kürzlich publizierten Entscheid (VB.2020.00611) hat das Verwaltungsgericht Zürich die strenge Praxis der Rechtsprechung betreffend die Unzulässigkeit des Nachreichens bzw. Ergänzens von Nachweisen nochmals deutlich bestätigt.
Kurz zusammengefasst ging es um Folgendes: Bei der Beschaffung vom Leistungen zum Betrieb einer betreuten Sammelstelle für Separatabfälle inkl. Transport und Verwertung/Entsorgung von verwertbaren Abfällen verlangte die Vergabestelle bei den Eignungskriterien unter den Titeln “Betriebskonzept” und “Verkehrskonzept” die Beschreibung der sicheren Verkehrsführung innerhalb der Sammelstelle sowie den Nachweis von Parkplätzen und Warteräumen, Aufzeigen von Sicherheitsmassnahmen zur Vermeidung von Unfällen und andere Nachweise.
Die Zuschlagsempfängerin reichte zwar ein Verkehrskonzept ein. Dieses war aber offenbar unvollständig. So wurden ihr von der Vergabestelle nach Angebotseinreichung dazu diverse Rückfragen gestellt. So musste diese weitere Angaben machen, u.a. zur Anordnung sowie Anzahl der Parkplätze für anliefernde Kunden, und auch das Betriebskonzept ergänzen.
Die nichtberücksichtigte Anbieterin erhob Beschwerde gegen die Vergabe und beantragte den Ausschluss der Zuschlagsempfängerin wegen Nichterfüllung der Eignungskriterien.
Das Verwaltungsgericht hiess die Beschwerde in diesem Punkt gut. Es hielt fest, dass gemäss den Ausschreibungsunterlagen die Beschreibung der sicheren Verkehrsführung mittels Nachweis von Parkplätzen und Warteräumen aufzuzeigen gewesen sei. Dies musste von der Zuschlagsempfängerin offenbar nachgeholt werden. Damit sei sie dem Eignungskriterium Verkehrskonzept nicht vollumfänglich und fristgerecht nachgekommen. Weiter fehlte auch für das Provisorium das verlangte Betriebs- und ein Verkehrskonzept.
Das Verwaltungsgericht hielt fest, dass bei solchen wesentlichen Nachweisen und Unterlagen bei Eignungskriterien, welche für die Vertragserfüllung von nicht unerheblicher Bedeutung und Relevanz seien, ein Nachfordern bzw. die Berücksichtigung der Konzepte bzw. des Nachweises von Parkplätzen nach Eingang der Angebote nicht mehr zulässig sei. Indem die Vergabestelle trotz des Fehlens dieser beiden wichtigen Punkte die Eignungskriterien als erfüllt erachtete, habe sie ihr Ermessen überschritten. Das Verwaltungsgericht hiess die Beschwerde gut und entschied, dass das Angebot der Zuschlagsempfängerin auszuschliessen und der Zuschlag stattdessen an die Beschwerdeführerin zu erteilen sei.
Kommentar: Einmal mehr zeigt sich, dass bei den Eignungskriterien sowohl für Anbieter aber auch Vergabestellen die Formstrenge von grosser Bedeutung ist. Für die Anbieter bedeutet dies, dass sie die verlangten Nachweise und Erläuterungen detailliert und vollständig bereits mit dem Angebot einreichen müssen. Für die Vergabestellen umgekehrt, dass bei der Eignungsprüfung genau hinzuschauen ist. Fehlen die notwendigen Angaben, ist das betreffende Angebot auszuschliessen, ein Nachreichen von Unterlagen oder Erläuterungen ist nur bei unwesentlichen Angaben oder offensichtlichen Fehlern zulässig.
Folgende Faustregel kann bei der Abgrenzung helfen: Sobald die fehlenden Informationen oder Angaben in irgendeiner Form vertrags- bzw. leistungsrelevant sind, ist ein Nachreichen nicht mehr möglich. Wenn somit ohne die fehlenden Unterlagen die Angebotsbeurteilung nicht möglich ist, ist davon auszugehen, dass ein Nachfordern nicht zulässig sein wird.
Dies führt dazu, dass Nachforderungen von Unterlagen überhaupt nur sehr selten zulässig sein dürften. Konkret praktisch nie, denn entweder ist ein Dokument oder eine Angabe für die Angebotsbewertung wesentlich – und dann ein Nachreichen unzulässig, oder sie ist unwesentlich, wobei dann die betreffende Angabe für die Angebotsbewertung nicht benötigt wird und allenfalls später noch nachgefordert werden kann.
Somit sind Vergabestellen gut beraten, bei der Nachforderung von Angebotsunterlagen oder Nachweisen sehr zurückhaltend zu sein. Vielmehr sollte bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bereits ein Augenmerk darauf verwendet werden, die geforderten Nachweise und deren Inhalt klar zu umschreiben und den Anbieterinnen eine Checkliste zur Verfügung zu stellen, so dass diesen klar ist, welche Nachweise und Erläuterungen sie einzureichen haben. So kann die Zahl unvollständiger Angebote tief gehalten werden.