Das Verwaltungsgericht Zürich hatte sich in einem kürzlich publizierten Entscheid mit der Frage auseinanderzusetzen, ob eine postalisch versendete Offerte, welche im ablagefach der vergabestelle bei der Post kurz vor Ablauf der Eingabefrist eingetroffen ist, noch im Sinne des in der Ausschreibung statuierten eingangs- bzw. Zugangsprinzips als rechtzeitig eingereicht zu beurteilen ist.

Im konkreten Fall hat die Anbieterin ihre Offerte per Express- Packet mit der Post an die Vergabestelle versendet. Die Ausschreibung enthielt den deutlichen Hinweis, dass die Angebote schriftlich und verschlossen bis zu dem in der Ausschreibung genannte Termin vollständig am Eingabeort eintreffen müssen (sog. Eingangs- und Zugangsprinzip) und das Datum des Poststempels nicht massegebend sei.

Im besagten Fall konnte die Anbieterin mittels Sendungsverfolgung nachweisen, dass die Offerte am Tag der Angebotsfrist und vor der in der Ausschreibung genannten Uhrzeit ins Ablagefach der Vergabestelle bei der Post zugestellt worden ist. Der interne Postdienst der Vergabestelle hatte aber zum Zeitpunkt, als das Packet ins Ablagefach zugestellt wurde, die Post für diesen Tag bereits abgeholt, weshalb die Offerte erst am darauffolgenden Tag vom internen Postdienst der Vergabestelle an die zuständige Stelle übermittelt worden ist.

Die Vergabestelle hatte die die Offertöffnung bereits am Tag des Angebotsfristendes (und damit Tags zuvor) vorgenommen und das Angebot der Beschwerdeführerin wegen Nichteinhaltung der Eingabefrist vom Verfahren ausgeschlossen. Gegen diesen Ausschluss erhob die betreffende Anbieterin Beschwerde.

Das Verwaltungsgericht hielt im Entscheid im Grundsatz fest, dass die Nichteinhaltung der Eingabefrist als wesentlicher Formfehler gelte, welcher gemäss § 4a Abs. 1 lit. b IVöB-BeitrittsG regelmässig zum Ausschluss des Angebots aus dem Verfahren führe. Auch wenn die Angebotsfrist nur geringfügig überschritten werde, liege ein Formfehler vor, da die Vergabestelle alle Angebote gleichzeitig öffnen müsse und deshalb auch eine Eingabe am falschen Ort als wesentlicher Formfehler zu geltend habe. Die formelle Strenge bei der rechtzeitigen Eingabe der Offerten rechtfertige sich mit dem Interesse an einer effizienten Abwicklung des Vergabeverfahrens und der Gleichbehandlung der Anbieter.

Im vorliegenden Fall erachtete das Verwaltungsgericht den Ausschluss des Angebotes der Beschwerdeführerin jedoch als überspitz formalistisch. Denn mit der rechtzeitigen Zustellung der Offerte in das Ablagefach bei der Post vor Ablauf der Einreichungsfrist sei die Offerte rechtzeitig in den Machtbereich der Vergabebehörde gelangt. Es liege nicht mehr im Einflussbereich der Anbieterin, wann die Vergabestelle ihr Ablagefach bei der Post durch den internen Postdienst leeren lässt. Der interne Postdienst stelle eine Hilfsperson der Vergabestelle dar. Indem die Offerte rechtzeitig im Ablagefach der Vergabestelle bei der Post eingetroffen sei, sie diese rechtzeitig eingereicht worden. Das Verwaltungsgericht hat in Gutheissung der Beschwerde den Ausschluss der Beschwerdeführerin aufgehoben und die Vergabestelle angewiesen, diese wieder ins Verfahren aufzunehmen und das Angebot zu bewerten.

Kommentar:

Die Rechtzeitigkeit der Eingabe von Angeboten ist ein wichtiger formeller Grundsatz. Vergabestellen sind jedoch gehalten, vor Offertöffnung zu kontrollieren, ob noch Offerten bis zum Ablauf der Eingabefrist in ihr Ablagefach bei der Post zugestellt worden sind (und damit in ihren Machtbereich gelangt sind), gelten solche Offerten als rechtzeitig zugestellt. Denn eine Vergabestelle muss damit rechnen, dass am letzten Tag der Eingabefrist postalisch Offerten zugestellt werden.